HawerGroup

Przepisy · Prawo i bezpieczeństwo

Zasady korzystania z AI w firmie na jednej stronie. Wzór do skopiowania

Od lutego 2025 r. AI Act wymaga, żeby pracownicy używający AI mieli o nim odpowiednią wiedzę. Krótki regulamin i 30-minutowe szkolenie to najprostszy sposób, żeby to załatwić.

Narzędzia
edytor tekstu, plan firmowy wybranego asystenta AI
Koszt
0 zł
Ustawienie
1 godzina
Poziom
łatwy

Pracownicy i tak używają AI: wklejają maile klientów do darmowego ChatGPT, tłumaczą umowy, piszą oferty. Bez zasad nikt nie wie, co wolno. Ten przepis daje gotowy wzór regulaminu i plan krótkiego szkolenia.

Dlaczego to obowiązek, a nie dobra praktyka

Art. 4 AI Act (obowiązuje od 2 lutego 2025 r.) wymaga od firm, które używają systemów AI, zapewnienia pracownikom odpowiedniego poziomu wiedzy o AI (tzw. AI literacy). Nie ma określonej formy, ale spisane zasady i odnotowane szkolenie to najprostszy dowód, że firma o to zadbała. Do tego dochodzi RODO: dane klientów wklejone do prywatnego konta w narzędziu AI to przekazanie danych bez umowy powierzenia.

Wzór regulaminu (skopiuj i dopasuj)

ZASADY KORZYSTANIA Z NARZĘDZI AI W [NAZWA FIRMY]
Obowiązują od: [data]

1. Dozwolone narzędzia: [np. ChatGPT Business, konta firmowe]. Tylko na kontach firmowych.
   Prywatne i darmowe konta AI nie są używane do spraw firmy.
2. Nie wklejamy do AI: haseł, danych kart, PESEL, danych o zdrowiu, umów z klauzulą poufności,
   danych osobowych klientów spoza narzędzi firmowych.
3. Odpowiedzialność: za każdy tekst, ofertę, kod i decyzję odpowiada człowiek, nie AI.
   Fakty, liczby, ceny i przepisy sprawdzamy w źródle.
4. Klienci: informujemy, gdy rozmawiają z AI (czat, telefon). Obrazy i wideo wygenerowane
   przez AI, które wyglądają realistycznie, oznaczamy.
5. Bez decyzji o ludziach: AI nie ocenia kandydatów do pracy ani pracowników.
6. Problemy: błąd AI, wyciek lub podejrzana odpowiedź — zgłaszamy do [osoba, telefon].
7. Szkolenie: każdy nowy pracownik przechodzi szkolenie z tych zasad przed pierwszym użyciem AI.

Zapoznałem/am się: [imię i nazwisko, data, podpis]

Szkolenie w 30 minut

  1. Co to jest i jak się myli (10 min): pokaż na żywo, jak AI pewnym tonem podaje nieprawdziwy fakt. To najlepsza lekcja.
  2. Regulamin punkt po punkcie (10 min): szczególnie pkt 2, czego nie wklejamy.
  3. Oszustwa z AI (5 min): podrobiony głos szefa, fałszywe okna logowania. Zasada: nietypowy przelew = oddzwaniamy na znany numer.
  4. Pytania i podpisy (5 min). Zachowaj listę obecności, to Twój dowód realizacji art. 4.

Co jeszcze zrobić przy okazji

  • Zaakceptuj umowę powierzenia (DPA) w panelu administratora wybranego narzędzia i dopisz je do rejestru czynności przetwarzania.
  • Sprawdź, czy w panelu wyłączone jest trenowanie modeli na danych firmy (w planach firmowych zwykle domyślnie tak).
  • Raz w roku odśwież szkolenie i regulamin.

To wzór praktyczny, a nie porada prawna. Przy przetwarzaniu danych wrażliwych lub w branżach regulowanych skonsultuj zasady z prawnikiem.