HawerGroup

Przepisy · Sprzedaż i obsługa klienta

Odpowiedź na zapytanie ofertowe w 3 minuty zamiast 20

AI pisze pierwszą wersję odpowiedzi na maila od klienta na podstawie Twojego cennika i zasad. Ty tylko czytasz, poprawiasz i wysyłasz.

Narzędzia
Gemini w Gmailu lub Copilot w Outlooku, ewentualnie ChatGPT lub Claude
Koszt
od 63 zł netto/os. mies. (zwykle już w Twoim pakiecie)
Ustawienie
30 minut
Poziom
łatwy

Zapytania typu „ile kosztuje…”, „czy macie termin…”, „proszę o wycenę” wyglądają za każdym razem prawie tak samo, a odpowiedź i tak pisze się od zera. Ten przepis zamienia je w 3 minuty pracy: AI przygotowuje szkic, Ty sprawdzasz i wysyłasz.

Czego potrzebujesz

  • Poczta w Google Workspace (Business Standard lub wyżej) — Gemini jest w Gmailu, albo Microsoft 365 z Copilotem w Outlooku. Jeśli masz inną pocztę: ChatGPT Business albo Claude Team i kopiowanie treści.
  • Jedna strona „ściągi”: cennik, czas realizacji, co jest w cenie, czego nie robicie, dane do kontaktu. To najważniejszy składnik.

Krok 1: przygotuj ściągę (20 minut, raz)

Utwórz dokument „Zasady odpowiedzi na zapytania” w Dokumentach Google albo Wordzie:

  • ceny lub widełki cen, od czego zależą,
  • najbliższe wolne terminy albo typowy czas realizacji,
  • 3–5 najczęstszych pytań i Twoje odpowiedzi,
  • ton: „na Pan/Pani”, krótko, bez emotek,
  • czego nie obiecywać (np. rabatów, terminów poniżej 7 dni).

Krok 2: polecenie do skopiowania

Otwórz maila od klienta, kliknij ikonę Gemini (Gmail) lub Copilota (Outlook) i wklej:

Napisz odpowiedź na tego maila jako [imię], [firma].
Korzystaj wyłącznie z informacji w dokumencie "Zasady odpowiedzi na zapytania".
Odpowiedz na wszystkie pytania klienta. Jeśli czegoś nie wiesz z dokumentu, napisz [DO UZUPEŁNIENIA] zamiast zgadywać.
Ton: uprzejmy, rzeczowy, na Pan/Pani, maksymalnie 8 zdań.
Zakończ propozycją kolejnego kroku (telefon, termin oględzin lub link do rezerwacji).

W Gemini możesz wskazać dokument przez @nazwa-dokumentu. W ChatGPT lub Claude wklej treść ściągi i maila.

Krok 3: zasada, której nie łamiemy

AI pisze szkic, człowiek wysyła. Zawsze przeczytaj odpowiedź przed wysłaniem, sprawdź ceny i daty. Szukaj znacznika [DO UZUPEŁNIENIA].

RODO w skrócie

  • Używaj planu firmowego, nie prywatnego konta. Tylko w planach firmowych masz umowę powierzenia danych i brak trenowania modeli na Twoich mailach.
  • Gemini w Workspace i Copilot w Microsoft 365 pracują na danych, które już masz u tego dostawcy, więc nie kopiujesz maili klientów do kolejnej firmy.

Efekt

Pierwsza wersja odpowiedzi w kilkanaście sekund, jednolite ceny i warunki w każdej odpowiedzi, mniej pomyłek przy pisaniu w biegu. Ściągę uzupełniaj, gdy pojawi się nowe częste pytanie.