HawerGroup

Przepisy · Organizacja pracy

Notatka i lista zadań po każdym spotkaniu, bez pisania

Spotkanie w Google Meet albo Teams kończy się gotowym podsumowaniem z zadaniami i terminami, wysłanym uczestnikom. Pokazujemy ustawienie i jak zrobić to zgodnie z RODO.

Narzędzia
Gemini w Google Meet lub Copilot w Microsoft Teams
Koszt
od 63 zł netto/os. mies. (Workspace Business Standard) lub ok. 82 zł + plan Microsoft 365
Ustawienie
15 minut
Poziom
łatwy

Po spotkaniu z klientem albo zespołem zawsze zostaje pytanie: kto co obiecał i na kiedy? Ten przepis sprawia, że po każdym spotkaniu online masz gotową notatkę z decyzjami i listą zadań.

Czego potrzebujesz

  • Google Meet w planie Workspace Business Standard lub wyższym (funkcja „Zrób notatki za mnie”, Gemini), albo
  • Microsoft Teams z licencją Microsoft 365 Copilot (podsumowanie spotkania i „inteligentne podsumowanie”).

Na spotkaniach na żywo, przy stole, wystarczy nagranie na telefonie i ChatGPT Business albo Claude Team do podsumowania transkrypcji.

Krok 1: włącz notatki (5 minut)

  • Meet: w trakcie spotkania kliknij ikonę Gemini → Zrób notatki za mnie. Notatka trafi na Dysk organizatora i do kalendarza.
  • Teams: włącz transkrypcję na początku spotkania. Po zakończeniu w zakładce Podsumowanie Copilot pokaże notatki i zadania.

Krok 2: dopracuj notatkę poleceniem

Notatki automatyczne są dobre, ale ogólne. Po spotkaniu otwórz Gemini lub Copilota przy notatce i wklej:

Na podstawie transkrypcji tego spotkania przygotuj:
1. Trzy zdania podsumowania dla osoby, której nie było.
2. Decyzje, które zapadły (punktami).
3. Zadania w tabeli: zadanie | kto | termin. Jeśli termin nie padł, wpisz "do ustalenia".
4. Pytania, które zostały bez odpowiedzi.
Pisz po polsku, krótko, bez ozdobników.

Krok 3: wyślij uczestnikom

Przeczytaj, popraw nazwiska i terminy, wyślij mailem do uczestników w ciągu godziny po spotkaniu. To najprostszy sposób, żeby nikt nie mógł powiedzieć „nie wiedziałem”.

RODO: o tym nie można zapomnieć

  • Uprzedź uczestników na początku spotkania, że jest transkrypcja i notatka AI. Meet i Teams pokazują to też komunikatem na ekranie.
  • Przy spotkaniach z klientami dodaj zdanie do zaproszenia: „Spotkanie jest transkrybowane w celu przygotowania notatki.”
  • Ustal, jak długo przechowujesz transkrypcje (np. 90 dni) i usuwaj starsze. Notatka zostaje, surowa transkrypcja nie musi.
  • Nie nagrywaj rozmów o zdrowiu, danych wrażliwych ani rekrutacji bez osobnej podstawy prawnej.

Efekt

Koniec z ręcznym pisaniem protokołów, jednolity format notatek i lista zadań, którą można odhaczać. Najwięcej zyskują osoby, które mają kilka spotkań dziennie.